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Videokonferenzen sind Geschäftsmeetings, und sollten dementsprechend professionell vorbereitet werden. Wir möchten ihnen auf dieser Seite gerne ein paar Tipps, Anregungen und Hilfestellungen für eine perfekte,gelungene Videokonferenz präsentieren.
- Kündigen Sie die Videokonferenz rechtzeitig an
- Nehmen Sie sich etwas Zeit für die Vorbereitung
- Wählen Sie die richtige Umgebung und Ihren Hintergrund
- Wählen Sie eine passende die Beleuchtung welche Sie fokussiert
- Testen Sie alle Geräte, welche Sie für Ihre Videokonferenz benötigen
- Räumen Sie Ihren Desktop auf
- Denken Sie immer daran, Videokonferenzen sind Geschäftsmeetings
- achten Sie darauf, Hintergrundgeräusche zu minimieren
- Lassen Sie den sprechenden ausreden
- verzichten Sie auf "wilde" Gestikulation
kündigen Sie Ihre Videokonferenz zeitig an
Unvorbereitete Videokonferenzen können Zeit rauben und bergen peinliche Situationen. Kündigen Sie Ihre Videokonferenzen zeitig, am besten via Email oder Kalendereinladung, bei Ihren Gästen an. Somit geben Sie Ihren Gesprächspartnern die Gelegenheit, sich darauf vorbereiten können und die Videokonferenz wird garantiert stressfreier verlaufen. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, wie Lange Ihre Videokonferenz in etwa dauern wird und erstellen Sie eine Agenda.
Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung
Seien Sie sich bewußt, das Videokonferenzen Geschäftsmeetings sind und bereiten Sie sich in Ruhe darauf vor. 2-3 Minuten vor der Konferenz sollten Sie Ihre Dateien zur Präsentation geordnet haben und die gesamte Situation gecheckt und getestet haben. Der erste Eindruck ist sehr oft der entscheidende. Mit der nötigen Ruhe meistern Sie dieses souverän und verkörpern ein professionelles Auftreten.
Wählen Sie die passende Umgebung und Hintergrund
virtuelle Meetings sind unpersönlicher als Konferenzen in einem Raum. Achten Sie bitte darauf, das diese nicht zu schnell viel zu persönlich werden. Schauen Sie ruhig einmal hinter sich und vergewissern Sich in einer Videovorschau, wie Ihr gegenüber Sie wahrnehmen wird und ob Ihr Hintergrund aufgeräumt wirkt. Alternativ bieten einige Videokonferenzsysteme die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu stellen oder einen virtuellen Hintergrund zu wählen. Diese Funktion mindert die Datenrate, lässt die Konferenz jedoch noch unpersönlicher wirken. Achten Sie darauf, das Sie ungestört sind und sowohl unangenehme Einblendungen Ihrer Mitarbeiter oder Mitmenschen als auch störende Geräusche meiden.
Beleuchtung
Achten Sie darauf, das die Beleuchtung in Ihrem Raum hell und freundlich ist und auch Ihr Gesicht vernünftig ausgeleuchtet wird. Eine unvorteilhafte Beleuchtung kann Sie sehr schnell müde, aggressiv oder fad aussehen lassen, Gesichtszüge werden nicht gut wahrgenommen oder gar durch schatten hervorgerufene Augenringe vermitteln Ihrem Gegenüber einen falschen Eindruck. Vermindern Sie die Beleuchtung hinter Ihnen und versuchen Sie, die Beleuchtung von vorne zu erhöhen, sodass Ihr Gesicht möglichst homogen ausgeleuchtet ist.
Anzahl der Teilnehmer
Planen Sie im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer Ihrer Videokonferenz und beachten Sie, ob eine vernünftige Darstellung Ihrer Teilnehmer auf Ihrem Bildschirm oder Display möglich ist. Sollte die Anzahl der Teilnehmer 6 Personen überschreiten, sorgen Sie von vornherein für einen Moderator, welcher die Gespräche lenken und den Informationsfluss regulieren kann. Beachten Sie ebenfalls, das die Teilnehmerzahl zu den zur Verfügung stehenden Datenraten der Internetverbindungen passen muss, damit Ihre Ton- und Bildqualität für eine nahtlose Kommunikation ausreicht.
testen Sie die Funktion Ihrer Geräte
Videokonferenzen bestehen aus einer Vielzahl an technischen Hilfsmitteln. Man möchte sein gegenüber vernünftig verstehen, gut gehört und gesehen werden. Das Teilen von Bildinhalten muss einfach funktionieren.
Hierzu wird ein vernünftiges Mikrofon nebst Echo Cancellation, gute Lautsprecher oder ein Kopfhörer und eine Videokonferenzkamera benötigt welche die Person oder die Gruppe vernünftig darstellt.
Alle Geräte sollten auf den Raum abgestimmt sein oder eine gute Qualität aufweisen.
Testen Sie bitte alle Geräteeinstellungen und Steckverbindungen vor Ihrer Konferenz um keine unnötige Zeit im Meeting zu verlieren und einen professionellen Auftritt zu präsentieren. Checken Sie die Geräteeinstellungen Ihrer Bedienoberfläche. Viele Programme bieten eine Bildvorschau und einen Audiotest. Führen Sie diesen durch um sicherzugehen, das Ihr gegenüber Sie von Anfang an sehen und hören kann.
lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden
Bitte nehmen Sie auf Ihre Konferenzteilnehmer Rücksicht und lassen Sie ausreden. Gerade in Videokonferenzen ist es sehr schwer, mehr als einem Redner zu folgen und diesen zu verstehen. Sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell, denn durch das fehlen der Gestikulation ist es anstrengender, seinem gegenüber folgen zu können. Sollten mehr als 6 Teilnehmer Ihrem Meeting beiwohnen, bestellen Sie einen der Teilnehmer als Moderator, um die Gespräche zu koordinieren.
räumen Sie Ihren Desktop auf
Das Teilen von Inhalten gehört zu fast jeder Videokonferenz.
Um die Dateien, welche man Teilen möchte, schnell finden zu können empfiehlt es sich, den Desktop vorher aufzuräumen und klar zu strukturieren.
Dieses spart Zeit und eventuell erspart es peinliche Momente. Programme und Präsentationen, welche man von vornherein zeigen möchte, öffnet man vor Beginn der Videokonferenz und testet den Inhalt und die Ansicht.
Verschiedene Bildschirmgrößen und Auflösungen der Teilnehmer sollten beachtet werden. Wählen Sie zur Präsentation ein standard-Format mit z.B. Full-HD 1920*1080 Pixel.
Hintergrundgeräusche
beachten Sie, das Ihr Mikrofon alles im Raum aufnimmt. Hierzu gehören die Unterhaltungen Ihrer Mitarbeiter ebenso wie das laute Klappern von Gläsern oder Tassen, welche man auf die Untertasse zurück stellt. Diese hohen Frequenzen werden durch einfache Mikrofone sehr oft übermäßig verstärkt und können Ihrem Gegenüber gehörig auf die Nerven gehen. Eine kleine Tischdecke oder ein Untersetzer können hier Wunder wirken. Ebenso empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn man gerade nichts zu sagen hat.
achten Sie auf Ihre Gestikulation
Videokonferenzen sind Geschäftsmeetings. Dieses vergisst man im persönlichen Umfeld sehr schnell. Achten Sie darauf, nicht zu salopp aufzutreten und zu viel zu gestikulieren. Ihr gegenüber Sieht unter Umständen eine Menge Menschen auf einem kleinen Display. Wenn jeder Teilnehmer wild ums sich fuchtelt kann dieses sehr irritierend sein.
schalten Sie Ihr Handy aus
Eine der wichtigsten Verhaltensregeln eines Meetings lautet bezieht sich auf Ihr Handy. Schalten Sie dieses bitte aus und widmen Sie Ihrem Gegenüber volle Aufmerksamkeit. Diese Regel trifft selbstverständlich auch bei Videokonferenzen. Sollten Sprachassistenten wie Alexa, Siri und Co aktiviert sein, schalte diese bitte während der Videokonferenz aus, damit diese nicht versehentlich auf Worte reagieren, welche während der Videokonferenz ausgesprochen werden.
Anmerkungen und Fragen müssen eindeutig adressiert werden
Anmerkungen und Fragen, welche direkt auf eine Person oder Personengruppe anzielen, sollten klar adressiert werden. Nennen Sie Ihr gegenüber beim Namen, damit alle Teilnehmer wissen, wer angesprochen wird.
Im Gegensatz zu einem persönlichen Treffen fehlen in einer Videokonferenz der direkte Blickkontakt und ein großer Teil der Gestikulation, sodass bei einer persönlichen Ansprache ohne Namensnennung sehr oft nicht genau festgestellt werden kann, wer gemeint ist.
deaktiviere dein Mikrofon bei Nichtbenutzung
Wenn möglich, schalte Dein Mikrofon aus, wenn es gerade nicht benötigt wird. Dieses vermeidet Störgeräusche wie Tastaturgeräusche, Mausklicks oder weitere Geräusche Deiner Umgebung für die weiteren Teilnehmer der Videokonferenz. Ebenfalls werden eventuelle Geräusche von Rückkopplungen werden vermieden.
